Wie der Assistent Anrufe entgegennimmt

Der Kern von fonea: Wenn Sie nicht ans Telefon können, übernimmt Ihr Assistent. Er begrüsst die anrufende Person, klärt ihr Anliegen, nimmt eine Nachricht auf – und Sie erhalten gleich danach eine Zusammenfassung per E-Mail. Kein verpasster Anruf, keine verlorene Kundin.

Kurz und bündig: Ein Anruf wird an Ihren Assistenten weitergeleitet, wenn Sie nicht abnehmen. Der Assistent begrüsst, folgt Ihren Anweisungen, nimmt Name, Rückrufnummer und Anliegen auf und kann das Gespräch bei Bedarf an eine Person weiterleiten. Direkt nach dem Anruf erhalten Sie eine E-Mail-Zusammenfassung; den vollständigen Anruf mit Transkript und Aufnahme sehen Sie im Dashboard.

Wann der Assistent rangeht

Ihr Assistent springt ein, wenn ein Anruf bei Ihnen nicht beantwortet wird. Dazu richten Sie auf Ihrer bestehenden Nummer eine Rufumleitung ein – nimmt nach einigen Sekunden niemand ab, übernimmt der Assistent. Optional kann er auch bei besetzter Leitung übernehmen.

Ihre Kundinnen und Kunden rufen weiterhin dieselbe Nummer an. Wie Sie das einrichten, steht in Bestehende Nummer mit fonea verbinden.

Was im Gespräch passiert

• Begrüssung. Der Assistent spricht zuerst Ihre Begrüssungsnachricht.
• Anliegen klären. Er folgt Ihren Anweisungen aus dem System-Prompt und Ihren Folgefragen. Sie können ihn zum Beispiel anweisen, zwischen einem neuen und einem bestehenden Anliegen zu unterscheiden und je nachdem anders vorzugehen.
• Angaben aufnehmen. Name, Rückrufnummer und Grund des Anrufs. Die übermittelte Rufnummer kennt der Assistent bereits – er bestätigt sie nur kurz, statt sie umständlich abzufragen.
• Weiterleiten bei Bedarf. Auf Wunsch kann der Assistent ein Gespräch an eine Person weiterleiten – etwa wenn ein Anliegen dringend ist oder ausdrücklich jemand persönlich gewünscht wird.

Was der Assistent genau sagt und abfragt, steuern Sie selbst – siehe Anweisungen für Ihren Assistenten einrichten.

Die E-Mail-Zusammenfassung

Direkt nachdem ein Anruf endet, erhalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail. Sie ist standardmässig aktiv. Eine typische Zusammenfassung enthält:

• eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs und die wichtigsten Punkte,
• die Anrufdetails: Name, Telefonnummer, Datum, Uhrzeit, Dauer und eine Dringlichkeit,
• Rückrufnummer, Rückruf-E-Mail und bevorzugte Zeit, sofern genannt,
• bei Bedarf einen Hinweis „Aktion erforderlich",
• einen Link, um den vollständigen Anruf im Dashboard zu öffnen.

Empfängeradressen und das Ein-/Ausschalten der Zusammenfassung verwalten Sie in den Einstellungen.

War ein Anruf zu kurz oder zu leise für eine Zusammenfassung, erhalten Sie trotzdem eine kurze Benachrichtigung mit den Anrufdetails.

Im Dashboard: Anruf, Transkript und Aufnahme

Jeder Anruf landet in Ihrer Anrufliste. In der Detailansicht sehen Sie:

• das Transkript des Gesprächs,
• die Aufnahmen (Audio des Anrufers und des Assistenten),
• die erfassten Angaben und die Anrufdetails.

So können Sie jederzeit nachhören und nachlesen, was besprochen wurde.

Transparenz gegenüber Anrufenden

Wir empfehlen, offen damit umzugehen, dass eine KI-Assistenz das Gespräch führt. Die meisten Anrufenden sind damit einverstanden, gerade wenn klar ist, dass jemand zeitnah zurückruft. Sie können das in Ihrer Begrüssung und Ihren Anweisungen festhalten.

Was heute schon geht – und was kommt

Heute live: Anrufe entgegennehmen, wenn Sie nicht erreichbar sind · Anliegen klären nach Ihren Vorgaben · Nachricht und Rückrufnummer aufnehmen · bei Bedarf an eine Person weiterleiten · E-Mail-Zusammenfassung · Anruf, Transkript und Aufnahme im Dashboard.

In Entwicklung: Direkte Terminbuchung im Gespräch (siehe Kalender verbinden) und zusätzliche Kanäle wie SMS-Benachrichtigungen. Diese Funktionen bauen wir laufend aus.

Häufige Fragen

Geht der Assistent immer ans Telefon?

Nein – nur, wenn Sie selbst nicht abnehmen. Optional kann er auch bei besetzter Leitung übernehmen. Sie behalten die Kontrolle: Nehmen Sie ab, führt der Assistent den Anruf nicht.

Kann der Assistent an eine Person weiterleiten?

Ja. Auf Wunsch kann der Assistent ein Gespräch an eine Person weiterleiten. Im Normalfall – Sie sind gerade nicht erreichbar – nimmt er eine Nachricht auf, und Sie rufen zurück.

Bekomme ich nach jedem Anruf eine Zusammenfassung?

Ja, die E-Mail-Zusammenfassung ist standardmässig aktiv. Empfänger und das Ein-/Ausschalten legen Sie in den Einstellungen fest.

Wo sehe ich die Anrufe und kann ich sie nachhören?

In der Anrufliste im Dashboard. Die Detailansicht zeigt Transkript und Aufnahmen jedes Anrufs.

Muss der Assistent die Rufnummer erfragen?

Nein. Die übermittelte Rufnummer ist bekannt; der Assistent bestätigt sie nur kurz, statt sie diktieren zu lassen.