Anweisungen für Ihren Assistenten einrichten (System-Prompt)

Ihr Assistent macht genau das, was Sie ihm sagen. Wie er grüsst, welche Angaben er aufnimmt und wann er ein Gespräch beendet – all das steuern Sie in der Voice-Konfiguration. Dieser Leitfaden zeigt, welche Felder das Verhalten bestimmen und wie Sie sie sinnvoll ausfüllen.

Kurz und bündig: Hinterlegen Sie zuerst Ihre Unternehmensangaben unter Einstellungen (Name, Adresse, Öffnungszeiten, Zeitzone). Setzen Sie dann in der Voice-Konfiguration die Begrüssung, optional einen eigenen System-Prompt mit {{Variablen}} und Ihre Folgefragen. Begrüssung, Verabschiedung, Sprache und Datum/Uhrzeit ergänzt fonea automatisch.

Was ist ein System-Prompt? (einfach erklärt)

Stellen Sie sich den System-Prompt wie die Einarbeitung einer neuen Empfangsperson vor: Sie erklären einmal, wie sie sich verhalten soll, welche Fragen sie stellt und worauf sie achtet – und sie macht das danach bei *jedem* Anruf genau gleich, rund um die Uhr. Sie müssen nichts programmieren; Sie schreiben einfach in normalem Deutsch, was Ihr Assistent tun soll.

Zuerst: Unternehmensangaben hinterlegen

Bevor Sie am Prompt feilen, füllen Sie unter Einstellungen Ihr Unternehmensprofil aus. Diese Angaben kann der Assistent im Gespräch automatisch verwenden:

• Geschäftsname, Beschreibung, Kategorie
• Adresse, Telefon, Website, E-Mail
• Öffnungszeiten (eine Zeile pro Tag)
• Zeitzone – steuert, welches Datum und welche Uhrzeit der Assistent kennt (z. B. Europe/Zurich)

Je vollständiger das Profil, desto weniger müssen Sie im Prompt von Hand schreiben.

Die Felder der Voice-Konfiguration

In der Voice-Konfiguration steuern diese Felder das Verhalten Ihres Assistenten.

Begrüssungsnachricht

Der erste Satz, den Anrufende hören. Beispiel: *„Grüezi, vielen Dank für Ihren Anruf. Wie kann ich Ihnen helfen?"* Wichtig: Die Begrüssung wird beim Anruf automatisch zuerst gesprochen. Sie müssen sie nicht zusätzlich in den System-Prompt schreiben.

Verabschiedung

Ein Beispiel dafür, wie sich der Assistent am Ende verabschiedet, bevor er auflegt – etwa *„Vielen Dank für Ihren Anruf. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag. Auf Wiederhören."* Der Assistent legt erst auf, wenn das Anliegen vollständig geklärt ist.

System-Prompt

Hier beschreiben Sie, wie sich Ihr Assistent verhält – Tonfall, Aufgaben, was er aufnehmen soll, wann er weiterverbinden oder das Gespräch beenden soll. Der System-Prompt ist eine Vorlage mit `{{Variablen}}`, die beim Anruf automatisch mit echten Werten gefüllt wird. Lassen Sie das Feld leer, verwendet fonea eine sinnvolle Standardanweisung: freundlich antworten, Name, Rückrufnummer und Anliegen aufnehmen und in der Sprache der anrufenden Person bleiben.

Folgefragen

Eine Liste von Fragen, die der Assistent aktiv stellt – pro Sprache getrennt. So wird jede wichtige Angabe abgefragt (z. B. Rückrufnummer, bevorzugter Zeitpunkt). Schweizerdeutsch verwendet die deutschen Folgefragen, solange Sie keine eigenen Schweizerdeutsch-Fragen hinterlegen.

Variablen: Unternehmensdaten automatisch einsetzen

Statt Angaben fest in den Prompt zu schreiben, verwenden Sie Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern. fonea ersetzt sie beim Anruf durch die aktuellen Werte. So bleibt der Prompt korrekt, auch wenn sich Ihre Angaben später ändern.

Datum, Uhrzeit und Wochentag werden automatisch zur Anrufzeit gesetzt – richtig lokalisiert nach Ihrer Sprache und Zeitzone. Sie müssen dafür nichts pflegen.

Was fonea automatisch ergänzt

Einiges müssen Sie nicht selbst schreiben – fonea fügt es bei jedem Anruf von sich aus hinzu:

• Die Begrüssung wird zu Beginn gesprochen.
• Die Verabschiedung wird am Ende verwendet, und der Assistent legt sauber auf.
• Das Sprachverhalten je Sprache (inklusive Schweizer Umgangsformen und Siezen für Schweizerdeutsch).
• Datum, Uhrzeit und Wochentag in Ihrer Zeitzone.

Konzentrieren Sie sich im System-Prompt also auf das, was Ihren Betrieb ausmacht: Aufgaben, Tonfall und die Angaben, die Sie aufnehmen möchten.

Beispiel: ein einfacher System-Prompt

Ein guter Prompt besteht aus wenigen klaren Bausteinen. So könnte er aussehen – mit Variablen statt fester Werte:

• Rolle: „Du bist die freundliche Telefonassistenz von {{business_name}}. Sprich ruhig, natürlich und professionell und siez die anrufende Person."
• Kontext: „Über das Unternehmen: {{description}}. Adresse: {{address}}. Öffnungszeiten: {{opening_hours}}."
• Aufgabe: „Nimm den Namen und eine Rückrufnummer auf, kläre kurz das Anliegen und beantworte Fragen zu Öffnungszeiten und Standort anhand dieser Angaben. Wenn du etwas nicht weisst, sag das ehrlich und biete einen Rückruf an."
• Folgefragen: „Stelle bei Bedarf die hinterlegten Fragen: {{questions}}."

Diese vier Bausteine als zusammenhängenden Text in das Feld System-Prompt schreiben – fertig.

Tipps für gute Anweisungen

• Kurz und konkret. Klare, kurze Anweisungen wirken zuverlässiger als lange Texte.
• Sagen Sie, was aufgenommen werden soll. Name, Rückrufnummer, Anliegen – benennen Sie es ausdrücklich.
• Nutzen Sie Variablen statt fester Werte. So bleibt der Prompt aktuell, wenn sich Öffnungszeiten oder Adresse ändern.
• Testen Sie mit einem Testanruf. Spielen Sie typische Situationen durch und passen Sie den Prompt an, bis das Gespräch sitzt.

Häufige Fragen

Muss ich die Begrüssung in den System-Prompt schreiben?

Nein. Die Begrüssungsnachricht wird beim Anruf automatisch zuerst gesprochen. Sie müssen sie nicht zusätzlich im Prompt erwähnen.

Was passiert, wenn ich den System-Prompt leer lasse?

Dann verwendet fonea eine sinnvolle Standardanweisung: freundlich antworten, Name, Rückrufnummer und Anliegen aufnehmen und in der Sprache der anrufenden Person bleiben.

Woher kennt der Assistent das heutige Datum?

Datum, Uhrzeit und Wochentag werden bei jedem Anruf automatisch gesetzt – passend zu der Zeitzone, die Sie in den Einstellungen hinterlegt haben.

Kann ich pro Sprache unterschiedliche Fragen stellen?

Ja. Folgefragen werden pro Sprache hinterlegt. Schweizerdeutsch greift auf die deutschen Fragen zurück, solange keine eigenen Schweizerdeutsch-Fragen vorhanden sind.