Ein Sekretariat für das Telefon.
Ohne Stelleninserat.
Die meisten KMU brauchen kein ganzes Sekretariat, sondern jemanden, der zuverlässig ans Telefon geht. fonea nimmt jeden Anruf entgegen, beantwortet Standardfragen, bucht Termine und legt Ihnen jede Nachricht sauber strukturiert auf den Tisch. Zum Fixpreis von CHF 90 pro Monat statt zu einem Lohn.
Was ist ein Telefonsekretariat?
Ein Telefonsekretariat übernimmt die telefonische Sekretariatsarbeit eines Unternehmens: Anrufe annehmen, Auskünfte geben, Termine vereinbaren und Nachrichten weitergeben. Sekretariatsservice und telefonischer Sekretariatsservice bezeichnen dasselbe. Es ersetzt die Telefonarbeit einer Sekretärin, nicht die Sachbearbeitung.
Die Rechnung, die selten jemand macht
Warum sich eine eigene Teilzeitstelle fürs Telefon selten trägt
Eine 40-Prozent-Stelle kostet mehr als der Lohn
Zum Bruttolohn kommen AHV, IV, EO, ALV, BVG, Unfallversicherung und Ferienanteil. Aus CHF 2200 brutto werden rund CHF 2800 effektive Monatskosten. Dazu Arbeitsplatz, Einarbeitung und die Zeit, die das Rekrutieren selbst kostet.
rund 25 Prozent Aufschlag auf den Bruttolohn
Teilzeit deckt genau die Randzeiten nicht ab
Eine 40-Prozent-Kraft arbeitet zwei Tage. An den anderen drei klingelt das Telefon trotzdem. Und die Anrufe, die am meisten wert sind, kommen abends und am Samstagvormittag, wenn ohnehin niemand da ist.
3 von 5 Arbeitstagen unbesetzt
Ferien, Krankheit und Kündigung fallen auf Sie zurück
Ein Sekretariat aus einer Person hat keine Vertretung. Bei Ferien und Krankheit übernimmt die Inhaberin, und bei einer Kündigung beginnt die Suche von vorn, bei drei bis sechs Monaten Vakanz im aktuellen Schweizer Arbeitsmarkt.
Pro-Anruf-Tarife beim externen Sekretariatsservice bestrafen gute Monate
Klassische Anbieter rechnen Grundgebühr plus Preis pro Anruf. Genau in dem Monat, in dem Ihre Werbung wirkt und das Telefon läuft, steigt die Rechnung mit. Das ist die falsche Richtung: Mehr Nachfrage sollte nicht teurer werden.
Was sich ändert
Sekretariatsarbeit am Telefon, zum Fixpreis
Flatrate statt Tarif pro Anruf
CHF 90 pro Monat mit 120 Gesprächsminuten. Ob zehn oder hundert Anrufe kommen, ändert nichts an der Rechnung, und Randzeiten kosten keinen Zuschlag.
Keine Vakanz, keine Vertretung, keine Einarbeitung
Kein Stelleninserat, kein Vorstellungsgespräch, keine Ferienplanung. Was fonea sagen soll, ändern Sie selbst im Dashboard, und es gilt ab dem nächsten Anruf.
Nachrichten kommen strukturiert, nicht als Zettel
Jeder Anruf wird zusammengefasst mit Name, Nummer, Anliegen und Dringlichkeit und landet per E-Mail bei Ihnen. Kein Rätselraten über eine Notiz, die jemand in Eile geschrieben hat.
Termine landen direkt im Kalender
Ein klassisches Telefonsekretariat notiert einen Rückrufwunsch. fonea prüft Ihre Verfügbarkeit und bucht den Termin, sodass die Aufgabe erledigt ist statt nur weitergereicht.
In Stunden statt Wochen
So richten Sie Ihr Telefonsekretariat ein
Aufnehmen, was am Telefon wirklich gefragt wird
Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Terminwünsche, Rückrufbitten. In den meisten Betrieben decken sechs bis zehn Themen über 80 Prozent der Anrufe ab.
Antworten festlegen
Wir hinterlegen Ihre Formulierungen, Ihre Preisauskünfte und Ihre Regeln dafür, was weitergeleitet und was selbst beantwortet wird.
Rufumleitung aktivieren
Ihre Nummer bleibt. Sie leiten bei Nichtabnahme, bei besetzt oder immer um, bei Swisscom, Sunrise oder Salt. Rückgängig machen dauert einen Moment.
Mitlesen und nachschärfen
Sie sehen jedes Gespräch im Dashboard und passen Antworten an, wo es nötig ist. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit.
Typische Gespräche
Wie ein Telefonsekretariat im Alltag klingt
Standardauskunft ohne Rückruf
Rückrufbitte, sauber erfasst
Anrufer will eine Person sprechen, die nicht da ist
Schweizer Hosting und Datenschutz
Sekretariatsarbeit heisst Vertrauensarbeit
Persistente Daten bleiben in der Schweiz
Kontaktdaten, Transkripte und Zusammenfassungen liegen auf Schweizer Infrastruktur. Die transiente Sprachverarbeitung läuft in Deutschland, dort wird verarbeitet und nichts dauerhaft gespeichert.
Keine Auskunft, die Sie nicht hinterlegt haben
fonea erfindet nichts. Was nicht hinterlegt ist, wird nicht beantwortet, sondern als Rückfrage erfasst und weitergeleitet. Das ist der Unterschied zu einem improvisierenden Aushilfsdienst.
DSG-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag
Verarbeitung nach revidiertem DSG und DSGVO, verschlüsselte Ablage, Löschfristen nach Ihren Vorgaben. Stimmprofile werden keine erstellt.
Preise
Transparente Preise
Inklusive
- 120 Minuten KI-Sprechzeit inklusive
- DE, FR, IT, EN, ES + Schweizerdeutsch
- Kalender-Integration & Termin-Buchungen
- KI-Anrufbeantworter 24/7
- Interaktive KI für Kundenservice
- Email & SMS Benachrichtigungen
- Monatlich kündbar, keine Bindung
- Keine Setup-Kosten
Inklusive
- 500 Minuten KI-Sprechzeit
- 3 gleichzeitige Anrufe
- 3 Telefonnummern
- Unbegrenzte Assistenten
- Unbegrenzte Nutzer
Features
- Alles aus Basic
- Ausgehende Anrufe
- Keine Setup-Kosten
Inklusive
- Ab 2'000 Minuten
- Individuelle Parallelanrufe
- Individuelle Telefonnummern
- Unbegrenzte Assistenten
- Unbegrenzte Nutzer
Features
- Alles aus Professional
- Individuelle Stimme
- Individuelle SLA
- Keine Setup-Kosten
Verwandte Seiten
Passt eine andere Lösung besser?
Häufige Fragen
Telefonsekretariat und Sekretariatsservice — die häufigsten Fragen
Was kostet ein Sekretariatsservice in der Schweiz?
Externe Anbieter mit Personal verlangen typisch CHF 200 bis 650 pro Monat, meist mit einer Grundgebühr plus Preis pro entgegengenommenem Anruf. Eine eigene Teilzeitstelle zu 40 Prozent kostet rund CHF 2800 pro Monat inklusive Lohnnebenkosten. fonea kostet CHF 90 pro Monat als Flatrate mit 120 Gesprächsminuten.
Gibt es ein Telefonsekretariat mit Flatrate statt Abrechnung pro Anruf?
Ja, das ist genau das Modell von fonea: ein Fixpreis pro Monat mit inkludiertem Minutenkontingent, unabhängig von der Zahl der Anrufe. Der Vorteil zeigt sich in guten Monaten. Bei Pro-Anruf-Tarifen steigt die Rechnung genau dann, wenn Ihre Werbung wirkt und mehr Kunden anrufen.
Was ist der Unterschied zwischen Telefonsekretariat und Telefonservice?
Der Anspruch. Ein Telefonservice nimmt ab und leitet weiter. Ein Telefonsekretariat übernimmt zusätzlich Sekretariatsaufgaben am Telefon: Auskünfte nach Ihren Vorgaben geben, Termine vereinbaren, Anliegen strukturiert dokumentieren. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet, weshalb Sie im Angebot immer nachfragen sollten, ob nur notiert oder auch gebucht wird.
Ersetzt fonea eine Sekretärin?
Nur den Teil der Arbeit, der am Telefon stattfindet, und dort auch nur die wiederkehrenden Anliegen. Buchhaltung, Korrespondenz, Dossierpflege und alles, was Urteilsvermögen verlangt, bleibt bei Menschen. Die meisten Betriebe setzen fonea deshalb dort ein, wo bisher gar niemand abgenommen hat, nicht als Ersatz für eine bestehende Stelle.
Was passiert mit Anrufen, die fonea nicht beantworten kann?
fonea improvisiert nicht. Entweder wird der Anruf sofort an Ihr Team verbunden, wenn Sie das für dieses Thema so festgelegt haben, oder es wird eine strukturierte Nachricht mit Name, Nummer, Anliegen und Dringlichkeit erfasst und per E-Mail zugestellt. Sie rufen mit vollem Kontext zurück.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Grundeinrichtung dauert rund 30 Minuten, danach ist der Assistent live. Anders als bei einer Anstellung gibt es keine Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber, keine Einarbeitungszeit und keine Probezeit, in der Sie nicht wissen, ob es passt.
Weiterlesen
Kosten einer Empfangskraft in der Schweiz: Die Vollkostenrechnung 2026
Empfangskraft Kosten Schweiz 2026: Vollkostenrechnung mit Lohn, Sozialabgaben, Arbeitsplatz, Ausfällen. Plus KI-Alternative im direkten Vergleich.
Empfangsperson, Telefonservice oder KI: Kostenrechnung
Empfangsperson Kosten Schweiz: CHF 6000-7500/Monat vs. Telefonservice vs. KI-Telefonassistent. Der definitive Kostenvergleich mit echten Schweizer Zahlen.
KI-Sekretariat: Professioneller Empfang ohne Personal
KI-Sekretariat für Schweizer KMU: Begrüssung, Anrufer-Routing, Terminmanagement und Nachrichtenaufnahme. Ab CHF 90/Monat.
Stellenprofil Empfang: Aufgaben, Vorlage und Lohn 2026
Stellenprofil Empfang für Schweizer KMU: Aufgaben, Anforderungen, Lohnband 2026 und ein Muster-Stelleninserat zum Kopieren. Plus Tipps zum Pensum.
Ihr Telefonsekretariat startet heute.
In Stunden live, Nummer bleibt, monatlich kündbar. Ohne Mindestlaufzeit.
Jetzt starten