Kostenlose Checkliste

In 30 Minuten wissen, wie viele Anrufe Sie verlieren.

Diese druckbare Telefonaudit-Vorlage führt Sie in fünf Schritten durch eine fundierte Analyse Ihrer Telefon-Situation. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse — einfach runterscrollen, ausfüllen oder ausdrucken.

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Dieses Audit dauert rund 30 Minuten. Sie brauchen:

  • Die Telefonrechnungen der letzten 3 Monate (Swisscom, Sunrise oder Salt)
  • Ihren Kalender der letzten 4 Wochen
  • Ein CRM oder Notizbuch mit eingegangenen Anfragen
  • 15 Minuten Ihrer Zeit für ehrliche Beantwortung
01

Eingangs-Anrufe zählen

Ziel: Die tatsächliche Anrufzahl ermitteln — nicht die gefühlte. Schweizer Telefonanbieter bieten Einzelverbindungsnachweise digital an.

  • 1Anrufliste der letzten 3 Monate beim Telefonanbieter abrufen (digital oder als Papierrechnung).
  • 2Anrufe zählen: angenommene, abgebrochene (unter 5 Sekunden), nicht angenommene.
  • 3Unterscheiden Sie zwischen Bürozeiten und ausserhalb.
  • 4Tragen Sie die Totale ein:
Total eingehende Anrufe / 3 Monate:
Davon angenommen:
Davon verpasst:
% verpasst (verpasst ÷ total × 100):
02

Verpasste Anrufe qualifizieren

Ziel: Unterscheiden, welche verpassten Anrufe wirklich verloren sind.

  • 1Wie viele verpasste Anrufe riefen innerhalb 24h erneut an?
  • 2Wie viele hinterliessen eine Nachricht auf Ihrer Combox?
  • 3Wie viele Combox-Nachrichten wurden tatsächlich zurückgerufen?
  • 4Ermitteln Sie die Netto-Verlust-Quote:
Verpasste Anrufe, die nie wiederkamen:
Nachrichten auf Combox insgesamt:
% Anrufer, die keine Nachricht hinterlassen (Erfahrungswert ~80%):
Netto-verlorene Anrufe pro Monat:
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Verlust-Wert schätzen

Ziel: Dem Verlust eine konkrete CHF-Zahl geben. Conversion-Rate und durchschnittlicher Auftragswert sind branchenspezifisch.

  • 1Schätzen Sie, mit welcher Wahrscheinlichkeit ein Anruf zu einem Auftrag führt. Richtwerte: Handwerk 30–50%, Arztpraxis 80–95%, Treuhand 5–15% Neukunden, Gastro-Reservation 70–90%.
  • 2Ermitteln Sie den durchschnittlichen Auftragswert Ihrer Branche.
  • 3Formel: Verpasste Anrufe × Conversion × Auftragswert = CHF Verlust/Monat.
Branchen-Conversion-Rate (%):
Durchschnittlicher Auftragswert (CHF):
Geschätzter Verlust pro Monat (CHF):
Geschätzter Verlust pro Jahr (CHF):
04

Kategorisierung der Anliegen

Ziel: Herausfinden, welche Art von Anrufen Ihr Team bindet — und welche automatisierbar sind.

  • 1Hören Sie 10 Combox-Nachrichten oder die letzten 10 angenommenen Anrufe an.
  • 2Kategorisieren Sie jeden in: Terminanfrage, Info-Frage, Lead (neu), Bestandskunde (Support), Notfall, Sonstiges.
  • 3Ermitteln Sie die Verteilung.
% Termin-Anfragen:
% Info-Fragen (repetitiv):
% Leads (Neukunden):
% Bestandskunden (Support):
% Notfälle:
% Sonstiges:
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Lösungs-Mapping

Ziel: Für jede Kategorie das passende Lösungsmodell finden.

  • 1Selbstservice (FAQ auf Website): für repetitive Info-Fragen sinnvoll, aber Kunden wollen oft hören, nicht lesen.
  • 2KI-Telefonassistent: Termine, repetitive Info-Fragen, Lead-Qualifizierung, Notfall-Eskalation — 24/7.
  • 3Externer Telefonservice: wenn menschliche Stimme zwingend und Budget vorhanden.
  • 4Eigene Empfangskraft: für Begrüssung vor Ort, komplexe Koordination, hochwertige Mandate.
  • 5Priorisieren Sie: welche Kategorie mit grösstem Anteil lässt sich am einfachsten auslagern?
Grösste Kategorie:
Geeignete Lösung:
Geschätzte Einsparung CHF/Monat:
Nächster konkreter Schritt:

Die Zahlen einordnen

Weniger als 10% verpasst

Gut — Sie sind im oberen Viertel.

10–25% verpasst

Normal für Schweizer KMU. Raum für Verbesserung, aber kein akuter Notstand.

Über 25% verpasst

Akuter Handlungsbedarf. Jeder Monat kostet Sie messbar Umsatz — ein KI-Telefonassistent amortisiert sich typisch in unter 30 Tagen.

Häufige Fragen zum Audit

Wie komme ich an die Anrufliste bei meinem Anbieter?

Swisscom: Myswisscom → Rechnungen → Einzelverbindungsnachweis. Sunrise: My Sunrise → Rechnung → Anrufdetails. Salt: Kundenkonto → Rechnungsdetails. Bei Geschäftsanschlüssen fragen Sie Ihren Account-Manager — es gibt oft erweiterte Berichte.

Wie lange sind Anrufdaten verfügbar?

In der Regel 12 Monate, je nach Anbieter und Tarif. Für das Audit reichen 3 Monate.

Gilt dieses Audit für alle Branchen?

Ja, die Struktur ist universell. Die Conversion-Raten und Auftragswerte sind aber branchenspezifisch — passen Sie sie an Ihre Realität an.

Wie oft sollte ich auditieren?

Einmal pro Jahr reicht für die meisten KMU. Bei saisonalen Geschäften (Steuersaison, Tourismus, Heizperiode) lohnt sich ein Audit vor und nach der Hochphase.

Kann fonea mir das Audit abnehmen?

Wir bieten ein 20-minütiges Gespräch an, in dem wir gemeinsam Ihre Zahlen durchgehen und Einsparpotenziale identifizieren. Kostenlos, ohne Kaufdruck.

Audit-Ergebnisse besprechen?

Ein kostenloses 20-Minuten-Gespräch mit unserem Team — wir schauen gemeinsam auf Ihre Zahlen.

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