ePhysio und KI-Telefon: Termine direkt im Kalender buchen

Wer eine Physiotherapie-Praxis in der Schweiz führt, arbeitet sehr wahrscheinlich mit einer Praxissoftware, und oft ist das ePhysio. Termine, Patientendossiers, Verordnungen und Abrechnung laufen darüber. Wenn nun ein KI-Telefonassistent dazukommt, ist die naheliegende Frage: Spielt der mit meiner bestehenden Software zusammen? Muss ich erst ein IT-Projekt aufsetzen, bevor ich starten kann?

Die kurze Antwort: Ja. fonea spielt mit ePhysio zusammen und bucht Termine direkt im Praxiskalender. Und Sie können sofort starten: Schon ab Tag eins nimmt der Assistent Anrufe entgegen, klärt das Anliegen und fasst es sauber zusammen, ohne dass Sie auf etwas warten müssen. Dieser Beitrag zeigt beides, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Kurz und bündig: fonea integriert sich mit ePhysio und bucht Termine direkt im Kalender, verschiebt und storniert sie und versendet Bestätigungen und Erinnerungen per SMS und E-Mail. Die ePhysio-Anbindung aktivieren wir beim Onboarding. Und auch ohne diese Anbindung ist der Assistent ab dem ersten Tag im Einsatz: Er nimmt Anrufe entgegen, klärt das Anliegen, unterscheidet Neu- und Stammpatienten und schickt eine strukturierte Zusammenfassung. So profitieren Sie sofort, ohne zu warten.

Was ist ePhysio?

ePhysio ist eine in der Schweiz verbreitete, webbasierte Praxissoftware für Physiotherapie-Praxen, entwickelt von der Pharmed Solutions AG mit Sitz in Zürich. Sie deckt die typischen Aufgaben einer Praxis ab: Terminplanung und Kalender, Patientenverwaltung und Dokumentation, Verordnungen sowie die elektronische Abrechnung über das MediData-Netz. Für viele Praxen ist sie das zentrale System, in dem der Praxisalltag organisiert wird. Anbindungen an andere Dienste, etwa für die Online-Terminbuchung, erfolgen typischerweise über benannte Integrationspartner, nicht über eine offen dokumentierte Programmierschnittstelle.

Für die Frage nach einem KI-Telefonassistenten ist vor allem eines relevant: ePhysio ist das System, in dem Termine und Patientendaten gepflegt werden. Ein Telefonassistent muss nicht zwingend in dieses System hineinschreiben, um nützlich zu sein, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Funktioniert ein KI-Telefonassistent mit ePhysio?

Ja, und Sie haben dabei zwei Möglichkeiten, die sich gut kombinieren lassen.

Ohne Setup, ab Tag eins. Die KI und ePhysio arbeiten nebeneinander. Die KI nimmt den Anruf entgegen, erfasst das Anliegen und schickt eine Zusammenfassung. Die Praxis überträgt die relevanten Angaben in ePhysio, genau so, wie sie es heute bei einem normalen Telefonanruf auch tut. Es ändert sich also nichts an Ihrem Werkzeug, nur dass kein Anruf mehr verloren geht.

Mit eingerichteter Kalender-Integration. Ist die ePhysio-Anbindung eingerichtet, greift die KI direkt auf den Kalender zu: Sie sieht freie Slots, schlägt passende Termine vor und bucht sie direkt im Praxiskalender. Verschiebungen und Absagen bildet sie unmittelbar ab, und sie versendet Bestätigungen und Erinnerungen per SMS und E-Mail. Diese Anbindung richten wir im Rahmen der Implementierung für Ihre Praxis ein.

Der wichtige Punkt: Beides gehört zusammen. Sie können sofort ohne Setup starten und parallel die Kalender-Integration einrichten lassen, damit der Assistent Termine direkt bucht.

Was geht heute schon ohne Integration?

Erstaunlich viel. Ohne jede technische Anbindung an ePhysio leistet der Assistent bereits:

• Anrufannahme rund um die Uhr, auch während der Behandlung, über Mittag und ausserhalb der Öffnungszeiten.
• Triage Neu- gegen Stammpatient. Der Assistent klärt, wer anruft, und richtet das Gespräch danach aus. Details im Beitrag Neupatient oder Stammpatient? KI-Triage am Telefon.
• Auskunft zum frühestmöglichen Ersttermin für Neupatienten, auf Basis einer einfach gepflegten Angabe. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag Ersttermin erst in Wochen: KI an der Warteliste.
• Anliegen erfassen und zusammenfassen (Terminwunsch, Verschiebung, Rückruf, neue Verordnung) und per E-Mail an die Praxis senden. Details im Beitrag Rückruf statt verpasster Anruf.
• Dringlichkeit erkennen und priorisieren, mit Verweis auf die Notfallnummer bei echten Notfällen.

Damit ist der häufigste Schmerz, der verpasste Anruf während der Behandlung, bereits gelöst. Mehr zur Ausgangslage im Beitrag Physiotherapie: Erreichbar trotz Behandlung.

Was bringt eine tiefere ePhysio-Integration?

Mit der eingerichteten ePhysio-Integration arbeitet der Assistent direkt im Kalender. Er:

• Sieht freie Slots in Echtzeit und schlägt passende Termine direkt vor.
• Bucht Termine direkt im ePhysio-Kalender, vereinbart Ersttermine und bereitet Folgetermine vor.
• Verschiebt und storniert Termine unmittelbar im Kalender, sodass freigewordene Slots sofort wieder verfügbar sind.
• Versendet Bestätigungen und Erinnerungen automatisch per SMS und E-Mail.

Weil diese Funktionen direkt in den Praxisbetrieb eingreifen, richten wir sie sorgfältig ein. Bei der Terminbuchung gilt der bewährte Grundsatz aus der Praxis: zuerst nur den Ersttermin über die KI, die weiteren Sitzungen in der Praxis planen, um Fehler bei langen Behandlungsserien zu vermeiden. Das allgemeine Prinzip der automatischen Terminvereinbarung beschreibt der Beitrag Terminvereinbarung per KI-Telefon.

Brauche ich eine Integration, um zu starten?

Nein. Das ist eine der wichtigsten Botschaften dieses Beitrags. Sie müssen nicht auf etwas warten, um Anrufe nicht mehr zu verpassen. Der wartelisten- und zusammenfassungsorientierte Ansatz funktioniert mit jeder Praxissoftware, auch mit ePhysio, ab dem ersten Tag.

Wer von Anfang an die direkte Terminbuchung möchte, lässt die ePhysio-Integration beim Onboarding aktivieren, dann bucht der Assistent direkt im Kalender. Was eine Integration grundsätzlich leisten kann, behandelt der Beitrag CRM-Integration für KI-Telefonassistenten in der Schweiz. Entscheidend bleibt: Der Einstieg ist niederschwellig und ohne IT-Projekt auf Ihrer Seite möglich.

Datenschutz bei der Praxissoftware

Sobald Termin- und Gesundheitsdaten im Spiel sind, gelten die Regeln für besonders schützenswerte Personendaten nach Artikel 5 des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG). fonea ist ein Schweizer Unternehmen mit Sitz in Lachen (SZ); alle dauerhaft gespeicherten Daten werden ausschliesslich in der Schweiz bei Supabase gehostet, die Sprach- und KI-Verarbeitung erfolgt transient auf europäischen Servern in Deutschland. fonea ist konform mit dem Schweizer DSG/FADP und der EU-DSGVO. Die ePhysio-Integration folgt denselben Grundsätzen. Mehr im Datenschutz-Artikel.

Key Takeaways

• Direkte Kalenderbuchung. Mit eingerichteter ePhysio-Integration bucht fonea Termine direkt im Kalender, verschiebt und storniert sie und versendet Bestätigungen und Erinnerungen per SMS und E-Mail.
• Beim Onboarding aktiviert. Die ePhysio-Integration richten wir im Rahmen der Implementierung für Ihre Praxis ein.
• Sofort startklar. Auch ohne Anbindung ist der Assistent ab Tag eins im Einsatz: Anrufe annehmen, saubere Triage, Anliegen-Zusammenfassung.
• Beides gehört zusammen. Sie können sofort starten und parallel die Kalender-Integration einrichten lassen.
• Kein IT-Projekt auf Ihrer Seite. Der Einstieg ist niederschwellig.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich ePhysio mit fonea verbinden, um zu starten?

Nein. fonea funktioniert ab dem ersten Tag neben ePhysio, auch ohne Anbindung. Die KI nimmt Anrufe entgegen und schickt eine Zusammenfassung, die Sie wie gewohnt in ePhysio übertragen. Wer von Anfang an die direkte Terminbuchung möchte, lässt die ePhysio-Integration beim Onboarding aktivieren.

Kann die KI direkt in den ePhysio-Kalender buchen?

Ja. Mit eingerichteter ePhysio-Integration bucht der Assistent Termine direkt im Kalender, sieht freie Slots, schlägt passende Termine vor, verschiebt und storniert sie und versendet Bestätigungen und Erinnerungen per SMS und E-Mail. Die Anbindung richten wir im Rahmen der Implementierung ein.

Funktioniert fonea auch mit anderer Praxissoftware?

Ja. fonea integriert sich mit ePhysio und anderer Praxissoftware sowie Kalendern. Zusätzlich funktioniert der Erfassen-und-Zusammenfassen-Ansatz unabhängig von der eingesetzten Software ab Tag eins.

Verliere ich etwas, wenn ich ohne Anbindung starte?

Nein. Schon ohne Anbindung entsteht ein grosser Nutzen: kein verpasster Anruf, saubere Triage und Zusammenfassung. Die direkte Kalenderbuchung lässt sich jederzeit über die eingerichtete ePhysio-Integration ergänzen.

Verwandte Begriffe im Glossar

• Was ist ein KI-Telefonassistent?
• Was ist ein virtueller Empfang?
• Was ist ein Sprachassistent?

Quellen

• Pharmed Solutions AG, ePhysio (webbasierte Praxissoftware für Physiotherapie): pharmedsolutions.ch
• physioswiss, Schweizer Physiotherapie Verband: physioswiss.ch
• DSG Art. 5, Besonders schützenswerte Personendaten: fedlex.admin.ch
• EDÖB, Leitfaden zum revidierten Datenschutzgesetz (2023): edoeb.admin.ch