Was ist ein Sekretariatsservice? Definition und Leistungen

Ein Sekretariatsservice übernimmt Sekretariatsaufgaben für ein Unternehmen, ohne dass dieses jemanden anstellt. Der Umfang reicht von reiner Telefonannahme bis zu Korrespondenz, Terminkoordination und Rechnungsstellung. In der Praxis meinen Schweizer KMU mit dem Begriff aber fast immer den telefonischen Teil, weshalb Telefonsekretariat und Sekretariatsservice weitgehend synonym verwendet werden. Der entscheidende Punkt bei der Auswahl ist nicht der Leistungskatalog, sondern die Frage, gegen was Sie eigentlich vergleichen. Wer einen Sekretariatsservice sucht, vergleicht meist gegen eine Anstellung, nicht gegen Software, und übersieht dabei regelmässig, dass eine Teilzeitstelle genau die Zeiten nicht abdeckt, in denen die wertvollsten Anrufe eingehen.

Kurz und bündig: Ein Sekretariatsservice übernimmt Sekretariatsarbeit als externe Dienstleistung. In der Schweiz bezieht sich der Begriff meist auf den telefonischen Teil und wird synonym zu Telefonsekretariat verwendet. Verglichen wird er üblicherweise mit einer Teilzeitstelle, die rund CHF 2800 pro Monat kostet und drei von fünf Arbeitstagen nicht abdeckt.

Welche Leistungen umfasst ein Sekretariatsservice?

Telefonische Erreichbarkeit. Anrufe annehmen, Auskünfte nach hinterlegten Vorgaben geben, Nachrichten strukturiert erfassen. Das ist bei den meisten Anbietern der Kern.

Terminkoordination. Termine vereinbaren, verschieben, bestätigen und Erinnerungen versenden.

Korrespondenz. Standardbriefe, E-Mail-Bearbeitung, Ablage. Wird meist separat verrechnet und nur von vollwertigen Büroservices angeboten.

Administrative Zuarbeit. Rechnungsstellung, Spesenerfassung, Bestellwesen. Hier verlässt man den Telefonbereich und landet beim klassischen Büroservice.

Für die meisten Kleinbetriebe ist nur der erste Punkt kaufentscheidend. Wer Korrespondenz und Buchhaltung mitbestellt, zahlt für Leistungen, die im Betrieb oft ohnehin schon jemand erledigt.

Sekretariatsservice oder Telefondienst: was ist der Unterschied?

Der Anspruch, nicht der Kanal. Ein Telefondienst nimmt ab und leitet weiter. Ein Sekretariatsservice soll darüber hinaus eigenständig handeln: Auskunft geben, Termine setzen, Anliegen abschliessen.

In der Praxis verwenden Anbieter beide Begriffe austauschbar, und dieselbe Leistung wird je nach Website unterschiedlich genannt. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf die Bezeichnung, sondern fragen Sie konkret: Wird ein Termin gebucht oder ein Rückruf notiert. Diese eine Frage trennt die Angebote zuverlässiger als jede Kategorie.

Was kostet ein Sekretariatsservice in der Schweiz?

Externer Anbieter mit Personal. Typisch CHF 200 bis 650 pro Monat, meist als Grundgebühr plus Preis pro Anruf. Randzeiten kosten Aufpreis.

Eigene Teilzeitstelle. Eine 40-Prozent-Anstellung kostet rund CHF 2800 pro Monat. Zum Bruttolohn kommen AHV, IV, EO, ALV, BVG, Unfallversicherung und Ferienanteil, zusammen rund 25 Prozent Aufschlag. Dazu Arbeitsplatz, Einarbeitung und Rekrutierungsaufwand.

KI-gestützter Sekretariatsservice. Fixpreis ab CHF 90 pro Monat, unabhängig vom Anrufvolumen und ohne Zuschlag für Abende und Wochenenden.

Der ehrliche Vergleich berücksichtigt nicht nur den Preis, sondern die Abdeckung. Eine 40-Prozent-Kraft arbeitet zwei Tage pro Woche. An den anderen drei klingelt das Telefon trotzdem.

Key Takeaways

• Sekretariatsservice und Telefonsekretariat werden in der Schweiz synonym verwendet und meinen meist den telefonischen Teil.
• Die entscheidende Frage ist nicht der Leistungskatalog, sondern: wird ein Termin gebucht oder nur ein Rückruf notiert.
• Eine 40-Prozent-Stelle kostet rund CHF 2800 pro Monat inklusive Lohnnebenkosten, also deutlich mehr als der Bruttolohn vermuten lässt.
• Teilzeit deckt die wertvollsten Zeiten nicht ab. Abends und samstags entscheidet sich, ob aus einem Anruf ein Auftrag wird.
• Pro-Anruf-Tarife werden genau dann teuer, wenn Ihre Werbung wirkt und mehr Kunden anrufen.

fonea in der Praxis: Preise, Leistungsumfang und Einrichtung stehen auf der Seite Telefonsekretariat. Die vollständige Vollkostenrechnung einer eigenen Stelle finden Sie im Beitrag Kosten einer Empfangskraft.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt ein Sekretariatsservice eine Sekretärin?

Nur den auslagerbaren Teil, und das ist praktisch immer der telefonische. Sachbearbeitung, Dossierpflege, Korrespondenz mit Urteilsspielraum und alles, was Kenntnis des Betriebs voraussetzt, bleibt intern. Die meisten KMU setzen einen Sekretariatsservice deshalb dort ein, wo bisher gar niemand abgenommen hat.

Gibt es Sekretariatsservices mit Flatrate?

Ja, aber sie sind bei personalbasierten Anbietern die Ausnahme, weil deren Kosten direkt mit dem Anrufvolumen steigen. Software-basierte Angebote arbeiten dagegen üblicherweise mit einem Fixpreis plus Minutenkontingent. Der Unterschied fällt in den Monaten auf, in denen das Telefon überdurchschnittlich läuft.

Wie schnell ist ein Sekretariatsservice einsatzbereit?

Bei personalbasierten Anbietern rechnen Sie mit ein bis zwei Wochen für Briefing und Skripterstellung. Eine KI-gestützte Lösung ist nach rund 30 Minuten Grundeinrichtung live, weil kein Team geschult werden muss und Änderungen ab dem nächsten Anruf gelten.