Was kostet das Telefon in Stellenprozenten? Die ehrliche Rechnung

*Zuletzt aktualisiert: 10. Juli 2026*

"Das Telefon macht bei uns niemand hauptamtlich, das läuft nebenbei." So beschreiben die meisten Praxis- und Betriebsinhaber ihre Telefonorganisation. Das Problem: "Nebenbei" ist keine Kostenstelle — und genau deshalb weiss kaum ein Betrieb, was ihn das Telefon wirklich kostet. Sobald man die Telefonzeit in Stellenprozente umrechnet, wird aus dem Nebenbei ein vierstelliger Monatsbetrag.

Dieser Artikel rechnet es ehrlich durch: für die Arztpraxis, die Physiotherapie und das Treuhandbüro. Alle Annahmen stehen offen dabei.

Kurz und bündig: Telefonarbeit kostet Lohn, auch wenn niemand dafür angestellt ist. Bei MPA-Löhnen von CHF 4'400 bis 5'800 brutto (plus Arbeitgeberkosten) kostet schon ein 20-Prozent-Pensum, das nur das Telefon abdeckt, vollkostengerechnet über CHF 1'000 pro Monat. Deutsche Vergleichsdaten zeigen rund 45 Stunden Telefonzeit pro Praxis und Monat — das entspricht etwa einem Viertel einer Vollzeitstelle. Ein KI-Telefonassistent übernimmt einen grossen Teil davon ab CHF 90 pro Monat.

Die Grundrechnung: Was kostet ein Stellenprozent?

Ausgangspunkt sind die Löhne. Medizinische Praxisassistentinnen verdienen 2025/26 gemäss der Lohntabelle von medicjobs.ch und den FMH-Lohnempfehlungen rund CHF 4'400 bis 5'800 brutto pro Monat. Für andere Empfangs- und Administrationsrollen liegen die Löhne in einer ähnlichen Bandbreite.

Der Bruttolohn ist aber nicht, was die Stelle kostet. Dazu kommen AHV/IV/EO, Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung, der 13. Monatslohn sowie Ferien und Absenzen. Die vollständige Herleitung steht im Artikel Kosten einer Empfangskraft in der Schweiz: Die Vollkostenrechnung 2026. Als Faustregel ergibt sich aus CHF 4'400 bis 5'800 brutto ein Vollkostenrahmen von rund CHF 5'500 bis 7'300 pro Monat für eine 100-Prozent-Stelle.

Damit kostet ein Stellenprozent rund CHF 55 bis 73 pro Monat. Und daraus folgt die zentrale Zahl dieses Artikels:

Ein 20-Prozent-Pensum, das nur das Telefon abdeckt, kostet vollkostengerechnet CHF 1'100 bis 1'460 pro Monat — in jedem Fall über CHF 1'000.

Wohlgemerkt: Das ist kein hypothetisches Szenario. Es ist die Realität jedes Betriebs, in dem Mitarbeitende täglich ein bis zwei Stunden am Telefon hängen — nur dass der Betrag auf keiner Rechnung auftaucht, weil er in "nebenbei" versteckt ist.

Wie viele Stellenprozente frisst das Telefon?

Für die Schweiz gibt es kaum publizierte Zahlen zum Anrufvolumen; die besten verfügbaren Daten stammen aus Deutschland und sind als Vergleichswerte zu lesen: Eine durchschnittliche deutsche Arztpraxis erhält rund 950 bis 1'000 Anrufe pro Monat, was etwa 45 Stunden Telefonzeit entspricht (Doctolib/Aaron-Daten).

Bei einer Schweizer Vollzeitstelle von 42 Wochenstunden (rund 182 Stunden pro Monat) entsprechen 45 Stunden Telefonzeit rund 25 Stellenprozenten — allein für das Abnehmen, Sprechen und Notieren, ohne die Rüstzeit nach jeder Unterbrechung.

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Telefonstunden pro Monat geteilt durch 1.82 ergibt die Stellenprozente. Wer es genauer wissen will, führt eine Woche lang ein Anrufprotokoll — eine Anleitung dazu bietet der Telefon-Audit-Guide für Schweizer KMU.

Beispiel 1: Arztpraxis

Annahmen offen deklariert: Anrufvolumen in der Grössenordnung der deutschen Vergleichsdaten (rund 45 Telefonstunden pro Monat), Vollkosten einer MPA-Stelle CHF 5'500 bis 7'300.

• Telefonpensum: rund 25 Stellenprozente
• Vollkosten: rund CHF 1'400 bis 1'800 pro Monat, Jahreskosten CHF 16'800 bis 21'600

Das ist der Betrag, den die Praxis heute schon bezahlt — verteilt auf die Schultern des Teams, in Form von Unterbrechungen. Im MPA-Mangel kommt die zweite Rechnung dazu: Wenn rund 12 MPAs pro 100 Ärztinnen und Ärzte fehlen, ist jede Telefonstunde eine Stunde, die der knappsten Ressource der Praxis entzogen wird. Was konkret entlastet, zeigt der Artikel MPA am Telefon entlasten.

Beispiel 2: Physiotherapie

In der Physiotherapie ist das Volumen kleiner, aber die Situation schärfer: Während der Behandlung kann niemand abnehmen — das Telefon konkurriert direkt mit verrechenbarer Zeit.

Annahmen: kleine Praxis mit zwei bis drei Therapeutinnen, rund 15 bis 20 Telefonstunden pro Monat (Terminvereinbarungen, Verschiebungen, Verordnungsfragen), Vollkostenbasis wie oben.

• Telefonpensum: rund 8 bis 11 Stellenprozente
• Vollkosten: rund CHF 450 bis 800 pro Monat

Dazu kommt der eigentliche Schaden: Jeder Anruf, der während einer Behandlung unbeantwortet bleibt, ist potenziell ein verlorener Ersttermin. Wie Physiopraxen trotz Behandlung erreichbar bleiben, beschreibt der Artikel Physiotherapie: Erreichbar trotz Behandlung.

Beispiel 3: Treuhand

Im Treuhandbüro ist die Telefonlast saisonal: In der Steuersaison klingelt es dauernd, im Sommer kaum. Genau das macht die Personalplanung schwierig — für die Spitze kann man nicht anstellen.

Annahmen: kleines Treuhandbüro, im Jahresmittel rund 20 Telefonstunden pro Monat, in der Steuersaison deutlich mehr; Vollkostenbasis einer Sachbearbeiter- oder Empfangsstelle wie oben.

• Telefonpensum im Jahresmittel: rund 11 Stellenprozente
• Vollkosten: rund CHF 600 bis 800 pro Monat, mit Spitzen in der Steuersaison

Der Unterschied zur Praxis: Hier telefonieren oft die Fachleute selbst — und deren Stunde ist verrechenbar. Jede Telefonstunde eines Treuhänders kostet nicht nur Lohn, sondern verdrängt fakturierbare Arbeit. Wie Treuhandbüros die Steuersaison entzerren, zeigt der Artikel Treuhand: Steuersaison ohne Telefonchaos.

Die Gegenrechnung: CHF 90 statt CHF 1'000+

Ein KI-Telefonassistent übernimmt genau den Teil der Telefonarbeit, der die Stellenprozente frisst: Anrufe annehmen, Routinefragen beantworten, Termine direkt im Kalender buchen, jedes Gespräch per E-Mail oder SMS zusammenfassen — rund um die Uhr, auch über Mittag und am Wochenende.

Die Kosten bei fonea: Basic CHF 90 pro Monat mit 120 Minuten Gesprächszeit, Professional CHF 290, Scale ab CHF 590 — monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit (Preisübersicht). Den vollständigen Marktvergleich mit Empfangskraft, Telefonservice und anderen Anbietern liefert der Artikel KI-Telefonassistent Kosten: Ehrlicher Vergleich.

Die Gegenüberstellung in Stellenprozenten:

Zwei Einordnungen, damit die Rechnung ehrlich bleibt: Erstens ersetzt der Assistent nicht jede Telefonminute — komplexe oder heikle Gespräche gehören weiterhin zu einem Menschen, und die Weiterleitung dorthin ist Teil des Konzepts. Zweitens verschwinden die Stellenprozente nicht, sie werden frei: Die MPA steht am Empfang statt in der Warteschleife, die Therapeutin behandelt, der Treuhänder fakturiert.

Rechnen Sie Ihre eigene Situation durch: Der ROI-Rechner braucht nur eine Handvoll Werte.

Key Takeaways

• Ein Stellenprozent kostet bei MPA- und Empfangslöhnen vollkostengerechnet rund CHF 55 bis 73 pro Monat.
• Ein 20-Prozent-Telefonpensum kostet damit über CHF 1'000 pro Monat — auch wenn es auf keiner Rechnung steht.
• Deutsche Vergleichsdaten: rund 45 Telefonstunden pro Praxis und Monat, umgerechnet etwa 25 Stellenprozente.
• Faustformel: Telefonstunden pro Monat geteilt durch 1.82 ergibt die Stellenprozente (Basis: 42-Stunden-Woche).
• Ein KI-Telefonassistent kostet ab CHF 90 pro Monat — rund 1.5 Stellenprozente — und macht die gebundene Zeit fürs Kerngeschäft frei.

Häufig gestellte Fragen

Wie rechne ich Telefonzeit in Stellenprozente um?

Teilen Sie Ihre monatlichen Telefonstunden durch 1.82 (bei einer 42-Stunden-Woche mit rund 182 Monatsstunden). Beispiel: 30 Telefonstunden pro Monat entsprechen rund 16 Stellenprozenten. Multipliziert mit den Vollkosten pro Stellenprozent (CHF 55-73) ergibt das die monatlichen Telefonkosten.

Warum rechnet man mit Vollkosten statt mit dem Bruttolohn?

Weil die Stelle den Betrieb mehr kostet als den Bruttolohn: Arbeitgeberbeiträge an AHV/IV/EO, Pensionskasse, Versicherungen, 13. Monatslohn, Ferien und Absenzen kommen dazu. Die Detailrechnung steht im Artikel Kosten einer Empfangskraft in der Schweiz. Wer nur den Bruttolohn ansetzt, unterschätzt die Telefonkosten deutlich.

Gilt die Rechnung auch für kleine Betriebe ohne Empfangspersonal?

Erst recht. Wenn die Inhaberin oder der Fachmann selbst ans Telefon geht, ist der Stundensatz meist höher als bei einer Empfangskraft — und jede Telefonstunde verdrängt verrechenbare Arbeit oder Behandlungszeit. Die Stellenprozent-Logik bleibt dieselbe, nur mit teureren Stunden.

Ersetzt ein KI-Telefonassistent die 20 Stellenprozente vollständig?

Nein, und das sollte auch niemand versprechen. Der Assistent übernimmt Anrufannahme, Routinefragen und Terminbuchung; komplexe Anliegen leitet er weiter oder fasst sie strukturiert zusammen. Realistisch ist, dass ein grosser Teil der reinen Telefonpräsenz wegfällt — die frei werdende Zeit fliesst ins Kerngeschäft statt in die Warteschleife.

Was ist mit den 120 Minuten im Basic-Abo — reicht das?

Das hängt vom Volumen ab. 120 Minuten decken bei kurzen, strukturierten Gesprächen einen erheblichen Teil des Monats ab; Betriebe mit hohem Volumen wählen Professional (CHF 290) oder Scale (ab CHF 590). Da alle Abos monatlich kündbar sind, lässt sich das passende Volumen im Echtbetrieb ermitteln, ohne sich zu binden.

Quellen

• medicjobs.ch — MPA-Lohntabelle 2026
• FMH — Lohnempfehlungen für MPAs
• Doctolib/Aaron: Anrufvolumen und Telefonzeit in Arztpraxen (Deutschland) — ZWP online
• fonea Preise — Stand Juli 2026