Un secrétariat pour le téléphone.
Sans annonce d’emploi.
La plupart des PME n’ont pas besoin d’un secrétariat complet, mais de quelqu’un qui décroche de façon fiable. fonea prend chaque appel, répond aux questions courantes, réserve les rendez-vous et vous transmet chaque message structuré. Pour CHF 90 par mois au lieu d’un salaire.
Qu’est-ce qu’un secrétariat téléphonique ?
Un secrétariat téléphonique assure le travail de secrétariat qui passe par le téléphone : prendre les appels, renseigner, fixer des rendez-vous et transmettre les messages. Télésecrétariat désigne la même prestation. Il remplace le travail téléphonique d’une secrétaire, pas le traitement des dossiers.
Le calcul que personne ne fait
Pourquoi un poste à temps partiel pour le téléphone se justifie rarement
Un poste à 40 % coûte plus que le salaire
Au salaire brut s’ajoutent AVS, AI, APG, AC, LPP, assurance accidents et part de vacances. CHF 2200 bruts deviennent environ CHF 2800 de coût mensuel réel, sans compter le poste de travail, la formation et le temps de recrutement.
environ 25 % de majoration sur le salaire brut
Le temps partiel ne couvre justement pas les heures creuses
Un poste à 40 % travaille deux jours. Les trois autres, le téléphone sonne quand même. Et les appels qui valent le plus arrivent le soir et le samedi matin, quand personne n’est là de toute façon.
3 jours ouvrables sur 5 non couverts
Vacances, maladie et démission retombent sur vous
Un secrétariat d’une seule personne n’a pas de remplaçant. En cas de vacances ou de maladie, c’est la direction qui reprend, et une démission relance une recherche de trois à six mois sur le marché suisse actuel.
La facturation à l’appel pénalise les bons mois
Les prestataires classiques facturent un forfait de base plus un prix par appel. Le mois où votre publicité fonctionne et où le téléphone sonne, la facture monte avec. C’est la mauvaise direction : plus de demande ne devrait pas coûter plus cher.
Ce qui change
Le travail de secrétariat au téléphone, à prix fixe
Forfait au lieu de tarif à l’appel
CHF 90 par mois avec 120 minutes de conversation. Dix ou cent appels ne changent rien à la facture, et les heures creuses ne coûtent aucun supplément.
Ni vacance de poste, ni remplacement, ni formation
Pas d’annonce, pas d’entretien, pas de planification de vacances. Ce que fonea doit dire se modifie depuis le tableau de bord et s’applique dès l’appel suivant.
Des messages structurés, pas des post-it
Chaque appel est résumé avec nom, numéro, motif et degré d’urgence, puis envoyé par e-mail. Fini les notes griffonnées à la hâte qu’il faut déchiffrer.
Les rendez-vous arrivent directement dans l’agenda
Un secrétariat téléphonique classique note une demande de rappel. fonea vérifie vos disponibilités et réserve le rendez-vous : la tâche est faite, pas seulement transmise.
En heures plutôt qu’en semaines
Comment mettre en place votre secrétariat téléphonique
Recenser ce qu’on demande vraiment au téléphone
Horaires, tarifs, accès, demandes de rendez-vous, rappels. Dans la plupart des entreprises, six à dix sujets couvrent plus de 80 % des appels.
Définir les réponses
Nous enregistrons vos formulations, vos indications tarifaires et vos règles : ce qui est transféré et ce qui est traité directement.
Activer le renvoi d’appel
Votre numéro reste le vôtre. Renvoi sur non-réponse, sur occupé ou systématique, chez Swisscom, Sunrise ou Salt. La désactivation prend un instant.
Relire et affiner
Vous voyez chaque conversation dans le tableau de bord et ajustez les réponses au besoin. Résiliable chaque mois, sans durée minimale.
Conversations types
À quoi ressemble un secrétariat téléphonique au quotidien
Renseignement courant, sans rappel
Demande de rappel, correctement saisie
L’appelant demande une personne absente
Hébergement suisse et protection des données
Le secrétariat est un travail de confiance
Les données persistantes restent en Suisse
Coordonnées, transcriptions et résumés sont hébergés sur une infrastructure suisse. Le traitement vocal transitoire a lieu en Allemagne, où les données sont traitées sans être conservées.
Aucun renseignement que vous n’avez pas défini
fonea n’invente rien. Ce qui n’est pas enregistré n’est pas répondu mais saisi comme question et transmis. C’est la différence avec un service d’appoint qui improvise.
Conforme à la LPD, avec contrat de sous-traitance
Traitement selon la LPD révisée et le RGPD, stockage chiffré, délais de suppression selon vos consignes. Aucun profil vocal n’est créé.
Tarifs
Tarifs transparents
Inclus
- 120 minutes de conversation IA incluses
- DE, FR, IT, EN, ES + suisse allemand
- Intégration calendrier & prise de rendez-vous
- Répondeur IA 24/7
- IA interactive pour le service client
- Notifications email et SMS
- Résiliable mensuellement, sans engagement
- Aucuns frais d'installation
Inclus
- 500 minutes de conversation IA
- 3 appels simultanés
- 3 numéros de téléphone
- Assistants illimités
- Utilisateurs illimités
Fonctionnalités
- Tout de Basic
- Appels sortants
- Aucuns frais d'installation
Inclus
- À partir de 2'000 minutes
- Appels simultanés sur mesure
- Numéros sur mesure
- Assistants illimités
- Utilisateurs illimités
Fonctionnalités
- Tout de Professional
- Voix personnalisée
- SLA sur mesure
- Aucuns frais d'installation
Pages associées
Une autre formule correspond mieux ?
Questions fréquentes
Secrétariat téléphonique — les questions courantes
Combien coûte un secrétariat téléphonique en Suisse ?
Les prestataires externes avec personnel demandent en général CHF 200 à 650 par mois, le plus souvent un forfait de base plus un prix par appel pris. Un poste interne à 40 % coûte environ CHF 2800 par mois charges comprises. fonea coûte CHF 90 par mois en forfait, avec 120 minutes de conversation.
Existe-t-il un secrétariat téléphonique au forfait plutôt qu’à l’appel ?
Oui, c’est précisément le modèle de fonea : un prix fixe mensuel avec un quota de minutes inclus, indépendamment du nombre d’appels. L’avantage se voit dans les bons mois : avec une facturation à l’appel, la facture augmente justement quand votre publicité fonctionne.
Quelle différence entre secrétariat téléphonique et permanence téléphonique ?
Le niveau d’exigence. Une permanence téléphonique décroche et transmet. Un secrétariat téléphonique assume en plus des tâches de secrétariat : renseigner selon vos consignes, fixer des rendez-vous, documenter les demandes. En pratique les deux termes sont souvent employés indifféremment, d’où l’importance de demander si le prestataire se contente de noter ou réserve aussi.
fonea remplace-t-il une secrétaire ?
Uniquement la part du travail qui passe par le téléphone, et seulement les demandes récurrentes. Comptabilité, correspondance, gestion des dossiers et tout ce qui exige du jugement restent humains. La plupart des entreprises utilisent donc fonea là où personne ne décrochait, pas en remplacement d’un poste existant.
Que se passe-t-il si fonea ne peut pas répondre ?
fonea n’improvise pas. Soit l’appel est transféré immédiatement à votre équipe si vous l’avez prévu pour ce sujet, soit un message structuré est saisi avec nom, numéro, motif et urgence, puis envoyé par e-mail. Vous rappelez avec tout le contexte.
Combien de temps prend la mise en place ?
La configuration de base prend environ 30 minutes et l’assistant est ensuite opérationnel. Contrairement à une embauche, il n’y a ni délai de congé chez l’employeur précédent, ni période d’introduction, ni temps d’essai pendant lequel vous ignorez si cela va convenir.
Votre secrétariat téléphonique démarre aujourd’hui.
En service en quelques heures, numéro conservé, résiliable chaque mois. Sans durée minimale.
Commencer